นโยบาย Work from Home เพื่อหยุดการเเพร่ระบาดของเชื้อ จากสถานการณ์โควิด 19 ทำให้ธุรกิจและองค์กรต้องปรับตัวสู่เทรนด์การทำงานรูปแบบทางไกล ดังนั้นการทำงานคนละสถานที่ อาจกระทบต่อการดำเนินกิจการที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นทีมได้
ดังนั้งในยุคของ Digitization Process องค์กรต้องหาตัวช่วยให้การทำงานแบบทีม อย่างมีประสิทธิภาพ ให้การดำเนินการกิจการต่างๆ สะดวกทุกที่ เพื่อรองรับกับทุกสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต พร้อมที่จะ ก้าวเข้าสู่การเป็น Smart Enterprise อย่างสมบูรณ์แบบ
Document Management System การจัดการเอกสาร รูปแบบดิจิทัล นวัตกรรมการเก็บเอกสารแบบครบวงจร ทำให้การทำงานของทุกองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ปรับเปลี่ยนการทำงานที่เป็นระบบจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษให้พร้อมสู่กระบวนการทำงานแบบ Digital ในองค์กร โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์ควบคุม ลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสาร ตั้งแต่งานพิมพ์ การสแกน ไปจนถึงการจัดเก็บเอกสาร
เปลี่ยนกระบวนการทำงานสู่ยุคดิจิทัล สร้างองค์กรของคุณให้แบบไร้กระดาษ ด้วยการสแกนเอกสารกระดาษ สิ่งพิมพ์ต่างๆ เปลี่ยนมาอยู่ในแบบไฟล์ดิจิทัล ป้องกันเอกสารสูญหายหรือชำรุด ที่เสียหายไปตามกาลเวลา นอกจากนี้ยังช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและเวลาในการค้นหาขององค์กรอีกด้วย รวมไปถึงการเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลจากการจำกัดสิทธิการเข้าถึงเอกสารต่างๆได้ 
3 ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์
1. อำนวยความสะดวกด้วยการเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud
เมื่อเอกสารถูกแปลงในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลแล้ว ควรจัดเก็บเข้าสู่ระบบ Cloud เพื่อสำรองข้อมูลไว้ใช้กรณีเกิดการสูญหายจากคอมพิวเตอร์ชำรุดหรือขัดข้อง และมีความสะดวกและความปลอดภัยมากกว่าการเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ นอกจากนี้ระบบรองรับการทำงานของผู้ใช้งานในทุกๆด้าน ข้อมูลทุกอย่างอัพเดทได้แบบเรียลไทม์ ป้องกันการอัพโหลดไฟล์ที่ซ้ำซ้อนของข้อมูล ให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและทำงานบนเอกสารไฟล์เดียวกันไปพร้อมๆ กันจากคนละสถานที่ได้ และด้วยการทำงานรูปแบบนี้ จะช่วยอำนวยความสะดวกไปถึงผู้บริหารอยู่ต่างประเทศก็สามารถกดอนุมัติเอกสารให้ได้ โดยต้องรอให้ผู้บริหารเดินทางกลับมา
2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในองค์กร
ประหยัดเวลาการจัดเก็บเอกสาร เพื่อเรียงประเภทของเอกสารอยู่ในที่เดียวกันให้ง่ายต่อการใช้งาน ผ่านระบบการค้นหาที่รวดเร็ว หาไฟล์ของคุณเจอทุกที่ และทุกเวลา นอกจากนี้ประหยัดบุคลากรในการจัดการเอกสาร เพราะทุกอย่างสามารถดำเนินการได้ผ่านระบบดิจิทัล ไม่ต้องเสียเวลาเดินเรื่องด้วยพนักงานคนอื่นๆ และลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัสดุสำนักงาน เนื่องจากระบบ Document Management System จะทำให้ไม่ต้องดูแลเอกสารระยะยาว ทำให้ประหยัดการเช่าที่เก็บเอกสารจำนวนมากแบบกระดาษที่ต้องพิมพ์ออกมาใช้งาน
3. เพิ่มมาตรฐานการตรวจสอบและความปลอดภัยที่ดีขึ้น
การสแกนเอกสารยังช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาดเรื่องเอกสาร ป้องกันเอกสารสำคัญหายไปหรือยากต่อการหาเมื่อต้องการใช้งาน มีระบบรายงานการเข้าถึงของเอกสารนั้นๆ ด้วยการจำกัดสิทธิ์และป้องกันด้วยรหัสผ่าน แจ้งรายละเอียดติดตามเอกสาร เห็นชัดทุกการเปลี่ยนแปลง จากการรายงานการดูข้อมูลหรือการแก้ไขให้มองเห็นทุกการเคลื่อนไหวของเอกสาร เพื่อความปลอดภัยจากการปลอมแปลงเอกสารสำคัญในองค์กร ทำให้หมดปัญหาที่เอกสารจะเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล
สรุปแล้วเพื่อการยกระดับองค์กรและธุรกิจของคุณให้ก้าวเข้าสู่ Smart Enterprise ไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆในยุคการเเพร่ระบาดของเชื้อโควิด 19 ที่แทบ ทุกองค์กรต้องปรับตัวเพื่อทำงานผ่านระบบ Digitization Process หนึ่งสิ่งที่เข้าถึงได้ในทุก Scale ของธุรกิจ
Document Management System ตัวช่วยให้กระบวนการทำงานร่วมกันก้าวไปสู่อีกระดับ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสารต่างๆ ให้ดีขึ้นภายในองค์กร ได้รวดเร็ว ข้อมูลปลอดภัยต่อการเผยแพร่ แม้จะอยู่ไกลกันก็ตาม
